Enam bulan memimpin Arkademi sebagai sebuah tubuh perjuangan semenjak September 2018, saya mendapat pelajaran yang sangat berharga ihwal pengelolaan keuangan sebuah perusahaan rintisan bidang teknologi (tech startup). Ini bukan pengalaman pertama saya memimpin dan mengelola tubuh usaha. Sudah keempat kalinya. Namun mengelola tech startup sungguh memperlihatkan wawasan yang berbeda.
Sejak dulu saya sangat cermat memakai uang dalam usaha. Teman-teman menyebut saya pelit. Tidak masalah. Karena saya selalu memelihara kesadaran bahwa penyebab utama bubarnya sebuah perusahaan yaitu lantaran kehabisan uang. Bak kendaraan, uang yaitu materi bakar. Tanpa materi bakar tidak mungkin kendaraan bisa berjalan ke tujuannya. Kesadaran ini sudah menyerupai paranoia bagi saya. Sehingga saya selalu menjaga Arkademi seramping mugkin biar ia punya materi bakar yang cukup untuk datang di titik emasnya.
Menjual produk inovasi, terutama teknologi, perlu pengelolaan keuangan yang berbeda dengan perusahaan dengan produk mainstream.
Produk penemuan perlu masa adopsi lantaran orang tidak serta-merta membeli lantaran sesuatu itu gres dan canggih. Dalam masa adopsi dibutuhkan magnet yang umumnya berafiliasi pribadi dengan finansial: gratis atau insentif. Ketika sesuatu gratis atau diberikan insentif, maka pendapatan perusahaan nol. Bahkan bisa minus. Sementara belanja, biaya atau beban terus berjalan. Ketika perusahaan berjalan, setiap hari niscaya ada uang terbakar (digunakan).
Oleh lantaran itu tidak cukup bagi pemimpin startup untuk memastikan perusahaannya punya materi bakar yang cukup. Tapi juga mengestimasi kapan materi bakar itu akan habis. Biasa disebut runway yang ukuran umumnya per tahun fiskal. Pemimpin startup harus memastikan materi bakar itu cukup hingga mereka mendapat komplemen materi bakar lagi dalam bentuk pendapatan atau investasi baru.
Mengelola belanja sebuah tech startup kolam akrobat: riang, tegang, berisiko, dan perlu kecakapan. Berikut ini saya akan membagikan pengalaman mengelola belanja, biaya, atau beban keuangan di Arkademi.
BIAYA PRODUKSI YANG RENDAH
Mungkin ini satu-satunya atribut dalam buku keuangan yang bisa bikin pengelola tech startup kegirangan. Biaya produksi amat sangat rendah. Biaya produksi yang saya maksud di sini yaitu biaya yang kita bayarkan kepada pemasok untuk menciptakan produk. Kalau di industri internet pemasok kita umumnya yaitu jasa hosting atau tool yang wajib digunakan biar produk bisa digunakan. Kalau anda punya perjuangan kuliner, maka biaya produksi yaitu pembelian materi baku makanan.
Produk berbasis internet dikenal mempunyai keunggulan biaya produksi yang rendah ini. Cost to duplicate-nya sangat rendah. Mau digunakan 100 user atau 10.000 user biayanya cenderung sama. Arkademi memakai infrastruktur cloud hosting kombinasi Google Cloud dan AWS yang bisa auto-scale. Dijamin tak akan akan kehabisan resource bila peak. Biayanya sangat terjangkau untuk sebuah perjuangan rintisan. Keunggulan menyerupai ini tidak terjadi di bisnis non-internet dimana biaya produksi akan naik seiring output.
SPORT JANTUNG DI BELANJA SDM
Keriangan di biaya produksi tadi akan berubah jadi tangisan begitu melihat komponen upah di biaya operasional. Rasanya komponen ini yang paling membedakan aspek finansial antara startup berbasis teknologi dengan yang bukan.
Tech startup yaitu perusahaan padat karya. Nilai utamanya terletak pada manusia. Teknologi yaitu ilmu dan kecakapan yang kompleks dan pasokan SDM-nya tidak sebanyak industri lain yang sudah matang.
Jadi, sanggup SDM ‘skill Jakarta honor Solo’ menyerupai utopia bagi tech startup. Gajinya tidak ada yang murah. Tidak menyerupai kita buka perjuangan warung dimana pelayan atau tukang masak bisa digaji di bawah UMR atau ‘import’ dari desa.
Jangan berharap anda bisa sanggup programmer dengan pengalaman di atas 3 tahun dengan honor UMR — bahkan di Jakarta pun UMR Rp 4,8 juta. Gaji rata-rata programmer di Jakarta level medium berkisar Rp 7-10 juta. Kalau anda punya 3 programmer, ya tinggal dikali saja. Gaji 1 orang programmer di Arkademi setara dengan honor 3-4 karyawan di perusahaan saya dulu (non-tech).
Mungkin anda beranggapan bahwa sebaiknya rekrut programmer anabawang atau fresh graduate saja biar upahnya lebih terjangkau. Teorinya sih begitu. Tapi programmer yang tidak cakap akan menimbulkan setidaknya 2 dampak: lambatnya pengembangan dan menguras sumber daya lain.
Bila satu-satunya musuh sebuah startup yaitu ‘waktu’, maka lambatnya pengembangan (development) yaitu pencetusnya. Programmer yang tidak cakap akan lambat menuntaskan tugasnya. Dalam proses itu waktu terus berjalan dan uang terus terbakar — terutama biaya operasional. Makin lambat si programmer menuntaskan tugas, makin banyak uang yang ‘ia bakar’.
‘Teori’ lain menyebutkan: ‘kalau begitu diajari dong, programmernya!’. Di sinilah lahir dampak kedua: mengajari itu menguras sumber daya — waktu dan tenaga SDM lain. Waktu yang dihabiskan oleh kolega untuk mengajari akan menciptakan koleganya tersebut tidak maksimal mengerjakan tugasnya. Melambatkan kerja tim. Akhirnya semua jadi tidak achieve pada deadline. Itu sebabnya programmer kelas A hanya mau bekerja bersama programmer kelas A yang lain. Karena bekerja bersama programmer kelas B akan menyusahkannya.
Ada juga ‘teori’ yang lebih populer: bekerja remote. Kantor di Jakarta, programmer di Jogja atau Malang. Bukan cuma upah lebih terjangkau, tapi biaya operasional bisa ditekan.
Di dunia yang tepat teori di atas bisa terjadi: hire programmer bekerja remote dan semua akan baik-baik saja. Tapi kita tidak hidup di dunia menyerupai itu.
Dalam sebuah perusahaan rintisan setiap orang di dalamnya perlu berinteraksi lebih intens biar bisa achieve lebih cepat dengan requirement yang ditentukan. Interaksi fisik dibutuhkan terutama untuk banyak hal yang konsultatif. Kinerja dan progres perlu dipantau langsung. Bukan lantaran kita tidak percaya kepada anggota tim. Namun biar bisa mendapat fakta lebih cepat sehingga kita bisa segera menentukan respon. Misalnya, seorang programmer kesulitan memecahkan sebuah masalah, maka atasan atau rekan setim bisa pribadi membantu. Hal menyerupai ini sulit terjadi bila pekerjaan dilakukan remote. Dan ingat, programmer pada umumnya yaitu individu introvert. Mereka tidak berkomunikasi bila dirasa tidak perlu — bahkan ketika mengalami kesulitan.
Mungkin ada yang beropini jikalau programmer tidak elok ya diberhentikan saja, cari yang lain. Pendapat ini benar jikalau anda yaitu Gojek, Tokopedia, Google, atau Facebook. Ribuan programmer hebat mengantre lantaran nama dan upah besar. Tapi bila nama brand pun masih abnormal dan upah pas-pasan, teori ini tidak valid. Mengurangi satu pekerja niscaya berdampak pada operasional. Melakukan perekrutan terang butuh waktu (dan uang). Ketika sudah direkrut pun perlu orientasi dan proses bagi karyawan on-boarding. Jadi, tidak semudah itu, Ferguso.
TANPA WINDOW DRESSING DI BELANJA ASET
Belanja barang untuk tech startup itu bikin sakit hati. Mahal! Hanya mereka yang bukan programmer yang bilang bahwa untuk coding hanya perlu komputer atau laptop dengan spesifikasi minimal. Karena berpikir programming hanya ketak-ketik arahan saja. Programming ketika ini bekerja dengan framework yang variatif dan memerlukan resource komputasi yang tidak kecil. Apalagi untuk mobile programming yang mempunyai aplikasi studio dan emulator. Minimal i7 ram 8 GB yang harganya belasan juta. Ditambah lagi bila startup itu juga bergerak di bidang konten multimedia.
Meningkatnya anggaran belanja barang secara drastis ketika kita mulai menyebarkan mobile app. SDM dan alat-alatnya mahal. Terutama bila menyebarkan aplikasi iOS. Harus punya Apple Mac dan iPhone yang perlu anggaran minimal Rp 25 juta.
Urusan belanja barang ini juga dilematis dalam pembukuan. Umumnya, belanja barang akan diklasifikasikan ke dalam aktiva tetap sebagai aset. Sehingga bebannya dibagi per bulan sebagai penyusutan hingga 2-5 tahun. Laporan keuangan jadi tampak elok lantaran beban tidak menumpuk di 1 bulan. Tapi ini hanya ‘tampak bagus’. Window dressing. Riilnya uang tetap keluar sekaligus dari kas. Buat apa disusutkan 2 tahun jikalau tahun depan tutup lantaran kas habis?
PROMOSI YANG BONCOS
Salah satu cost center di perjuangan rintisan yaitu biaya promosi atau iklan. Umumnya untuk iklan digital menyerupai Facebook Ads atau Google Adwords. Dalam buku keuangan niscaya ada akun Biaya Penjualan. Iklan, acara marketing, promosi dll, masuk ke akun ini.
Mengelola akun Biaya Penjualan ini juga bikin sport jantung. Customer acquistion cost (CAC) makin usang harus makin rendah, bukan sebaliknya. Atau, CAC harus makin rendah terhadap customer value. Return of Investment (RoI) harus ditekan terus. Misal, jikalau bulan kemudian mengeluarkan biaya iklan Rp 1 juta untuk mengakuisisi 1.000 user baru, maka bulan depan iklan Rp 1 juta harus bisa mengakuisisi 2.000 user baru. Artinya, CAC turun dari Rp 1.000/user menjadi Rp 500/user. Celaka jikalau malah naik contohnya jadi Rp 2.000/user.
Masalahnya, beriklan digital itu menyerupai ‘main game’. Atau berjodi. Tricky dan menciptakan penasaran. Tiap hari hasilnya bisa berubah. Kalau kontrol tidak ketat dan tak paham menghitung biaya akuisisi, bisa jebol. Boncos kata belum dewasa internet marketing. Tapi, biasanya makin boncos makin penasaran. Sampai sadar uang sudah menipis.
Dalam periklanan saya punya prinsip: bila pertumbuhan mengandalkan iklan, berarti ada yang tidak beres.
Setiap perjuangan harus bisa bertumpu pada pertumbuhan organik. Iklan hanya digunakan untuk mempercepat proses validasi (yang waktunya singkat) dan mengakselerasi mesin pertumbuhan organik yang telah tervalidasi.
Startup yang business modelnya B2C (business to consumer) atau C2C (consumer to consumer) bahaya Biaya Penjualan ini lebih tinggi dibanding yang B2B (business to business). Karena pada prinsipnya mengakuisisi satu customer itu butuh biaya. Biaya akuisisi biasanya linier dengan jumlah customer yang diakuisisi. Makin banyak customer yang hendak diakuisis, impresi terus diperluas yang artinya biaya terus bertambah. Sementara dengan model B2B impresi hanya perlu dilakukan secara terbatas atau bahkan tanpa iklan.
PEOPLE FOLLOW THE JOB
Kesimpulannya, dari 6 bulan mengelola tech startup saya menemukan bahwa cost center ada 3: upah, belanja aset, dan biaya penjualan.
Untuk mengelola upah, prinsip pertama rekrutmen di Arkademi adalah: people follow the job. Job-nya harus ada dulu, gres merekrut.
Bukan sebaliknya: merekrut dulu kemudian job-nya diada-adakan. Yang disebut dengan job yaitu sebuah acara penciptaan nilai yang secara mandatory dibutuhkan oleh perusahaan pada tahapan bisnisnya, dilakukan secara rutin, dan tak bisa lagi dikerjakan oleh karyawan lain. Contohnya: hingga kini Arkademi belum punya tenaga admin, baik umum maupun keuangan. Buat apa ada admin jikalau pekerjaan itu belum terlalu rutin dan masih bisa saya kerjakan sendiri? Menambah seorang admin di Arkademi pada tahapan ini bukan hanya menambah biaya, tapi bisa-bisa produktivitasnya rendah dan sanggup mempengaruhi iklim kerja perusahaan.
Prinsip kedua adalah: fire fast, hire slow. Kami tidak pernah terburu-buru melaksanakan rekrutmen. Prinsip people follow the job harus ditegakkan dulu. Harus ada dulu pekerjaannya dan ditentukan road map-nya minimal 1 tahun. Setelah itu melaksanakan penyaringan dengan model ‘beauty contest’. Bila sehabis di-hire dalam waktu tertentu ternyata tidak sesuai ekspektasi, maka harus ‘tega’ melepas dengan cepat sebelum lebih banyak uang terbakar dan mempengaruhi iklim kerja.
Mengelola jumlah karyawan lebih menyerupai seni. Karena startup harus mempunyai jumlah SDM yang ramping biar bisa lincah bergerak, sekaligus cukup untuk menciptakan perusahaan berkembang. Seberapa ‘ramping biar lincah’ dan ‘cukup biar berkembang’ ini tidak ada ukuran pasti. Ia dibutuhkan kepekaan yang intens.
Tim di Arkademi hingga hari ini hanya 5 orang. 2 orang full stack developer. 2 content producer. Dan 1 orang chief everything officer, saya sendiri, yang bertugas membantu 4 orang lainnya.
KULTUR MACGYVER
Tech startup yaitu industri kreatif. Maka orang-orang di dalamnya wajib kreatif. Hal ini penting untuk menekan belanja barang. Barang yang dibutuhkan jikalau bisa tidak usah beli. Bikin saja. Kami baru-baru ini menciptakan sendiri sebuah teleprompter dengan biaya total Rp 1,5 juta. Di pasaran barang ini harga minimalnya Rp 25 juta. Fungsinya berjalan setara sesuai ekspektasi. Ini kultur MacGyver: kreativitas yang fokus pada hasil yang ingin dituju, bukan fokus pada alatnya. Karena sebuah hasil bisa dicapai lewat banyak sekali macam cara. Untuk mempunyai kultur ini perlu dikembangkan kemampuan memecahkan dilema kompleks, kreativitas, kecerdikan, dan kemampuan rekayasa (engineering).
Kalaupun karenanya harus membeli, maka fokuslah pada apa yang ingin dicapai dan standar yang wajar. Misal dalam menentukan kamera untuk memproduksi video learning. Kita akan dihadapkan pada sangat banyak pilihan. Mulai kamera seharga Rp 5 juta hingga yang Rp 100 juta. Memilih barang bukan soal kita punya bujet berapa. Tapi apa yang ingin dicapai dan standar yang mesti dipenuhi. Misal kamera ini digunakan untuk mengambil video mentor di depan green screen dalam studio dengan pencahayaan yang baik. Maka tidak harus membeli kamera DSLR seharga belasan juta. Overspec namanya. Dengan kamera mirrorless seharga Rp 6-8 juta hasilnya sudah memenuhi standar yang wajar.
Kreatif dalam persuasi juga penting. Misalnya, kreatif merayu seorang karyawan (yang kebetulan teman) membeli laptop Asus ROG seharga Rp 17 juta untuk ia gunakan bekerja. Hahaha…
CUSTOMER VALUE TINGGI
Di Arkademi kami mengkombinasikan business model C2C dan B2B yang keduanya bertumpu pada pertumbuhan organik. Kalaupun Arkademi beriklan objective utamanya belum ke conversion, tapi impression untuk meningkatkan impresi atau klik. Karena di masa adopsi metrik utama dan customer journey di Arkademi yaitu awareness. Sementara conversion dititikberatkan pada meningkatkan secara optimal di landing page lewat UX.
Secara finansial dan jumlah pengguna, sebetulnya Arkademi (akan) bertumpu pada model bisnis B2B. Model ini biaya penjualannya tidak bikin sakit kepala menyerupai C2C. Tapi kompleks dan memakan waktu dalam proses akuisisinya. Namun kompleksitas itu akan terbayar dengan customer value yang besar dan akuisisi user secara masif serentak. Bahkan dengan biaya penjualan yang besar pun niscaya akan terbayar berkali-kali lipat dengan customer value dan retention yang tinggi.
***
Mengelola keuangan perusahaan bukan sekadar sains. Akuntansi memang telah mempunyai standarnya sendiri, namun mengelola uang selamanya juga yaitu sebuah seni. Ia tak bisa serta-merta diduplikasi dari satu perjuangan ke perjuangan lain. Karena tidak ada perjuangan yang benar-benar sama.
Banyak orang bilang: jikalau jadi pengusaha jangan jujur, jikalau jujur jangan jadi pengusaha. Prinsip apapun yang hendak digunakan dalam mengelola keuangan, angka tidak pernah bohong. (*)
Sumber aciknadzirah.blogspot.com