Macam-macam surat resmi – Mungkin dari kita masih jarang dalam menciptakan ataupun menggunakan surat resmi, hanya segelintir orang yang bekerja diistansi saja yang sanggup dan sering menciptakan surat resmi dari salah satu surat remi yang sering dipakai.
Akan tetapi, akan ada suatu masa dimana kita akan membutuhkan surat resmi untuk keperluan penting atau bahkan mendesak. Misalkan jikalau kau hendak melamar kerja niscaya akan membutuhkan yang namanya surat lamaran, bukan. Atau jikalau kau yakni seorang anggota organisasi, akan sering menciptakan surat resmi berupa pemberitahuan ataupun undangan.
Sebelum lebih jauh membahas mengenai surat resmi, alangkah baiknya jikalau kita mengetahui terlebih dahulu apa itu surat resmi ? Apa manfaat dan fungsinya ? Ciri-ciri dan bab apa saja yang perlu ada dalam sebuah surat resmi ? Dan masih banyak lagi pertanyaan yang lainnya. kau akan tahu jawabannya bila membaca artikel ini hingga tuntas.
Daftar Isi
A. Pengertian Surat Resmi
Sebelum membahas yang lain, kita bahas dulu apa itu surat resmi ? Arti dari surat itu merupakan media komunikasi antara satu orang dengan orang lainnya tanpa saling bertatap muka hanya dalam bentuk goresan pena untuk memberikan pemberitahuan, informasi, ataupun permintaan.
Sedangkan surat resmi yakni surat yang dibentuk dan dikeluarkan dalam situasi formal/resmi dan dibentuk dengan aturan tertentu yang sudah ditetapkan. Baik digunakan oleh perusahaan, perorangan, organisasi ataupun instansi pemerintah dan daerah.
B. Fungsi Surat Resmi
- Sebagai dokumen tertulis = yang digunakan sebagai dokumen tertulis atau bukti.
- Sebagai alat pengingat = yaitu sebagai arsip dokumen yang sanggup mengingatkan akseptor dalam suatu hal, dalam hal ini surat disimpan jikalau sewaktu-waktu akan diharapkan untuk mengingatkan penerimanya.
- Sebagai aliran kerja = yaitu untuk memberitahkan langkah-langkah kerja, juga sebagai aliran dalam mengerjakan pekerjaan tertentu.
- Sebagai wakil penulis = dalam surat, penulis sanggup mewakili tanpa perantara. Melalui surat, akseptor surat tahu pesan yang disampaikan oleh penulis alasannya yakni surat juga merupakan percakapan tertulis.
- Menjamin keamanan atau sebagai keterangan = maksudnya yaitu dengan adanya surat, akan ada sebuah keamanan terhadap apa yang akan dilakukan. Contohnya Surat izin mendirikan bangunan. Dengan surat tersebut seseorang atau sebuah perusahaan secara aturan telah sah, sehingga tidak akan ada yang menggugatnya.
- Sebagai bukti historis = yaitu merupakan bukti kronologis (perjalanan) yang jelas.
C. Cara Membuat Surat Resmi
Ketika menciptakan surat resmi, harus ditulis dengan menggunakan format juga tata bahasa yang terang dan resmi, yang bertujuan supaya gampang untuk dipahami. Karena surat resmi yang baik harus memenuhi persyaratan dan ketentuan baku yang sudah dibuat.
Baca Juga : Pengertian Majas, Macam Macam Majas dan Contohnya Lengkap
Ciri-Ciri Surat Resmi
- Menggunakan kop surat / kepala surat
- Terdapat nomor surat, lampiran dan juga prihal
- Menggunakan salam pembuka dan salam epilog yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang
- Salah satu ciri paling utama dari surat resmi adanya cap atau stempel, alasannya yakni menjadi sebuah pertimbangan diterima atau tidak surat tersebut. Ketiak tidak ada cap dan stempel tentu akan diragukan akan keasliannya.
Bagian-Bagian Surat Resmi
Dalam menciptakan surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada, supaya surat tersebut sanggup diterima oleh semua kalangan.
Kepala Surat ( Kop Surat )
Keberadaan kop surat sangatlah penting. Dengan adanya kop surat, mengambarkan bahwa surat tersebut dari forum mana surat berasal. Keberadaan kop surat juga merupakan sebuah penegasan bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat resmi dari forum atau perusahaan yang mengeluarkan surat.
Dalam kop surat setidaknya harus memiliki 5 bab supaya orang yang mendapatkan mengetahui asal surat secara jelas. Berikut yakni bagian-bagian dari kop surat:
- Nama lembaga, perusahaan atau instansi.
- Alamat lengkap lembaga, perusahaan atau instansi.
- Kontak yang sanggup dihubungi menyerupai nomor telpon, email atau fak.
- Kode pos.
- Logo lemnbaga, perusahaan atau instansi.
Dalam penulisannya biasanya menggunakan karakter kapital yang diperbesar dan dipertebal.
Nomor Surat Resmi
Nomor surat merupakan salah satu yang sangat penting dalam sebuah surat resmi. Pada bab ini tidaklah dibentuk secara sembarangan, alasannya yakni setiap karakter pada nomor surat terdapat makna. Bagi orang yang sudah usang berkecimpung dalam surat menyurat niscaya sudah tahu benar wacana cara penulisan nomor surat dengan benar.
Bagi kau yang gres berguru bagaimana menulis nomor surat, berikut penjelasannya. Berikut ini yakni teladan nomor surat dan penjelasannya.
Nomor : A.001/Rapat/AKB/I/2016
A = yaitu sebuah kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota atau surat apapun yang berkaitan dengan forum atau perusahaan. Sedangkan untuk kode “B” sanggup digunakan untuk pihak luar forum atau perusahaan.
001 = yaitu nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk untuk surat pertama menggunakan kode 001, dan untuk surat yang dikeluarkan selanjutnya menggunakan kode “002” (urutan surat yang dikeluarkan).
Rapat = Artinya ada aktivitas rapat. Untuk bab ini, tidak ada juga tidak apa-apa. Terdapat beberapa kode umum: Kongres; Musda; Pan-Pel; Prop; dan lain sebagainya.
AKB = identitas sebuah organisasi / institusi.
I = Bulan dibuatnya surat. Maksudnya bulan pertama dengan angka romawi.
2016 = Tahun surat tersebut dikeluarkan.
Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat yaitu keterangan yang menjelaskan lokasi dan kapan ditulisnya surat tersebut. Apabila dalam kop surat sudah dituliskan, maka tidak perlu lagi untuk ditulis kembali.
Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas yang sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nya dipisah menggunakan tanda koma. Contoh : Jakarta, 30 Juni 2016.
Lampiran
Lampiran surat yaitu suatu dokumen pemanis yang dilampirkan ke dokumen utama. Dalam lampiran biasanya berisikan dokumen pendukung sebagai penguat dokumen utama menyerupai laporan keuangan atau yang lainnya.
Alamat
Hal-hal yang harus diperhatikan saat menulis alamat sura, diantaranya:
- Alamat surat, biasanya terdapat pada dua tempat yaitu dibagian sampul dan awal surat
- Alamat yang ditulis pada bab sampul, harus berisi alamat lengkap. Sedangkan untuk bab awal biasanya tidak terlalu lengkap.
- Penggunaan kata ‘kepada’ tidak terlalu untuk dituliskan alasannya yakni sia-sia.
- Kata “Yang Terhormat” sanggup disingkat dengan “Yth”.
- Penulisan ibu, bapak, Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti nama orang. Dan;
- Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, serta penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Salam Pembuka dan Penutup
Dalam penulisan salam, sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi menyerupai assalamualaikum atau salam sejahtera, atau salam dalam keyakinan agama masing-masing. Penulisan salam dalam surat resmi biasanya diakhiri dengan tanda koma.
Isi Surat Resmi
Isi atau sanggup juga bab pokok dalam sebuah surat. Isi surat biasanya disimpan di tengah surat yang berisi wacana klarifikasi dan maksud dari sebuah surat. Seperti sudah dijelaskan bahwa isi surat yang baik dan benar yaitu menggunakan bahasa baku dan kalimat yang ringkas, gampang dipahami juga dimengerti oleh akseptor surat.
Penutup Surat
Dalam epilog surat juga harus menggunakan kata yang baik dan benar. Di bawah ini ada beberapa teladan epilog surat yang biasa digunakan dalam surat resmi.
- Demikian atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
- Demikian atas perhatian dan kerja samanya kau ucapkan terimakasih.
- Demikian biar menjadi maklum, atas kerja sam Saudara kami ucapkan terimakasih.
Pada bab epilog biasanya dilengkapi juga dengan jabatan, nama dan NIK, juga tanda tangan orang yang menciptakan surat. Selain itu juga ada tembusan surat yang ditujukan kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu forum tersebut.
D. Contoh Surat Resmi
Surat undangan program maulid nabi di sekolah.
E. Macam-Macam Surat Resmi
Surat Permohonan
Merupakan surat digunakan sebagi permohonan sesuatu kepada seseorang, suatu forum ataupun instansi yang ditujukan kepada atasan maupun pengadilan, ataupun pemerintah. Karena sifatnya memohon dan menginginkan sesuatu. Seperti : Permohonan perceraian, pembangunan jalan, pembangunan masjid, surat lamaran pekerjanaan dan lain-lain.
Surat Keputusan
Meruapakan yang berisi keputusan dari atasan dalam sebuah lemabaga, instansi ataupun perusahaan yang berkenaan dengan hal-hal yang di dalamnya belum jelas. Contoh : Surat undangan, surat panggilan, SK Panitia dari kepala sekolah, dan lain-lain.
Selain itu surat keputusan juga digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang dalam kepentingan tertentu.Contohnya; undangan pernikahan, panggilan kerja atau interview.
Surat Perintah
Merupakan surat yang berfungsi sebagai mediator pesan untuk menyuruh atau menginstruksikan bawahan/pegawai. Seperti : Perintah lembur, kiprah siskamling, perjalanan dinas (SPPD).
Surat Kuasa
Merupakan surat santunan kuasa atau wewenang dari pemilik kepada seseorang. Misal : pengambilan ijazah, pembayaran pajak, penerimaan kartu kredit dan lain sebagainya.
Surat Edaran
Merupakan pesan tertulis yang ditujukan pada sebuah kelompok atau kalangan tertentu dengan menginformasikan suatu hal/kegiatan. Contoh : Pengumuman Libur alasannya yakni Ujian Sekolah. Kegiatan sekolah dan lain-lain.
Jadi itulah pembahasan mengenai pengertian dan macam macam surat resmi beserta contohnya. Semoga bermanfaat, jangan lupa like, koment dan share. Terimakasih.
Sumber aciknadzirah.blogspot.com